لماذا يصعب التعامل مع تقارير المبلغين عن المخالفات؟

يبدو أن حقوق المبلغين عن المخالفات آخذة في الازدياد. في فبراير 2023 ، ألغت الغرفة الكبرى للمحكمة الأوروبية لحقوق الإنسان إدانة جنائية سابقة لرافائيل هالت ، أحد المخبرين عن مخالفات LuxLeaks الذي كشف عن ممارسات التهرب الضريبي في PricewaterhouseCoopers.

في هذه الأثناء في فرنسا ، لا تزال قضية مخدرات الوسيط مستمرة بعد أكثر من عقد. أطلقت شركة الأدوية Servier مؤخرًا استئنافًا ضد الإدانات التي تم تقديمها في عام 2021 لإخفاء مخاطر حبوب إنقاص الوزن من Mediator. لا تزال إيرين فراشون ، الطبيبة التي اكتشفت الآثار الجانبية المميتة للدواء ، تحافظ على جهودها الشجاعة في الإبلاغ عن المخالفات.

حماية المبلغين عن المخالفات في أوروبا على وشك الحصول على دفعة أخرى. من خلال نقل توجيه الاتحاد الأوروبي للإبلاغ عن المخالفات ، تعمل الدول الأعضاء السبعة والعشرون على تحديث أو تقديم تشريعات جديدة. الميزة الرئيسية للتوجيه هي أن المنظمات التي تضم 50 موظفًا أو أكثر ملزمة بأن يكون لديها نظام داخلي للتحدث.

تشير الأبحاث الحالية إلى أن 95 في المائة من الأشخاص قد أطلقوا صافرة البداية داخل مؤسستهم قبل التفكير في الذهاب إلى الخارج. ومع ذلك ، فإن الشركات تقلل من شأن ما يلزم لإنجاح عملية الإبلاغ عن المخالفات الداخلية.

تكمن الصعوبة الرئيسية في تقليل عدد الأشخاص الذين يستخدمون قنوات الإبلاغ عن المخالفات الخاصة بالشركة والمزيد حول كيفية التعامل مع حالات الإبلاغ عن المخالفات بفعالية. ومن الأمثلة المعروفة جيداً مثال ياسمين موتارجيمي التي ، بصفتها خبيرة في سلامة الأغذية في شركة نستله ، أطلقت صافرة بشأن منتجات أغذية الأطفال الضارة داخل الشركة. انتهى الأمر بالشركة إلى تعيين رئيس خط الإنتاج المعيب هذا مسؤولاً عن Motarjemi. بعد فترة وجيزة ، تم طردها.

الآراء المعارضة

في بحثنا المنشور حديثًا في مجلة أخلاقيات العمل، نشرح ما يجعل معالجة تقارير الإبلاغ عن المخالفات صعبة للغاية.

من ناحية ، يوجد المبلغون عن المخالفات الذين لا يقدمون عادةً جميع المعلومات ذات الصلة ، والذين قد تكون لديهم توقعات غير واقعية حول عملية الإبلاغ عن المخالفات. على الجانب الآخر ، هناك الإدارة العليا للشركة التي ترغب فقط في متابعة الأمور وقد تكون لديها توقعات … حسنًا ، غير واقعية.

يقع في الوسط ضباط الامتثال ، أو متخصصو النزاهة ، الذين يرغبون في أداء وظائفهم بشكل جيد ولكن تمزقهم جانبان يسحبان في اتجاهين متعاكسين.

استخدمنا نظرية الوكالة لاكتساب رؤى حول أسباب صعوبة التعامل مع المبلغين عن المخالفات والتوصية ببعض الحلول. تتعلق نظرية الوكالة بالحالات التي يفوض فيها الشخص (المدير) مهمة لشخص آخر (الوكيل). ثم يتصرف الوكيل نيابة عن الموكل.

تنشأ الصعوبات عندما يكون للوكلاء والمديرين اهتمامات ومعلومات وآفاق زمنية مختلفة. في حالة الإبلاغ عن المخالفات من داخل الشركة ، ينشأ موقف غريب. تفوض الإدارة العليا مهمة التعامل مع حالات المبلغين عن المخالفات إلى مسؤول الامتثال. لكن المبلغين عن المخالفات يفوضون أيضًا مهمة لمسؤولي الامتثال – للتحقيق ووقف المخالفات التي يبلغون عنها.

تبدو هذه المهام هي نفسها على ما يبدو ، ولكن في الواقع ، فإن مسؤولي الامتثال هم وكلاء لديهم مبدأين أساسيين: المبلغين عن المخالفات والإدارة العليا. تجعل هذه الوكالة المزدوجة من الصعب للغاية على مسؤولي الامتثال التعامل مع الإبلاغ عن المخالفات. دعنا نلقي نظرة فاحصة على أسباب هذه الصعوبات بالضبط.

ثلاثة أنواع من المشاكل

وجدنا أن هناك ثلاثة أنواع من المشكلات التي يواجهها مسؤولو الامتثال: الأهداف غير المتوافقة والجهود التي أسيء فهمها والاختلافات في تقدير المخاطر. هذه هي علاقة نموذجية بعلاقات الوكالة ، ولكن خاصة بالنسبة للإبلاغ الداخلي عن المخالفات هي أن مسؤولي الامتثال محاصرون بين مبدأين أساسيين – ومن ثم ، المشكلة المزدوجة.

أولاً ، وجدنا أن الطرفين لديهما أهداف غير متوازنة في كيفية فهمهما لمفهوم التعامل الجيد مع تقرير الإبلاغ عن المخالفات. يركز المبلغون عن المخالفات على النتائج ، بينما تركز الإدارة العليا على الحد من النتائج السلبية للمؤسسة. تكمن مصلحة مسؤولي الامتثال في الإجراءات القانونية الواجبة وإجراء عملية التحقيق المناسبة لتقصي الحقائق.

ثانيًا ، غالبًا ما يُساء فهم جهود مسؤولي الامتثال. لا يستطيع المبلغون عن المخالفات فهم جهود مسؤولي الامتثال بشكل كامل لأن الضباط لا يمكنهم الكشف عن تفاصيل التحقيق. لا تستطيع الإدارة العليا أيضًا فهم كيفية تعامل مسؤولي الامتثال مع التقارير تمامًا لأنها تقيس الجهد من حيث عدد التقارير والحالات المغلقة.

ثالثًا ، كل من المبلغين عن المخالفات والإدارة العليا يخاطرون مع مسؤولي الامتثال ، ولكن بطرق مختلفة تمامًا. يخاطر المبلغون عن المخالفات لأن مسؤولي الامتثال قد لا يأخذون مخاوفهم على محمل الجد أو يحافظون على سرية هويتهم. تتحمل الإدارة العليا المخاطر من خلال وضع سمعة مؤسستها ومسؤولية تجنب التقاضي في أيدي مسؤولي الامتثال.

تكاليف نفسية

تسمح لنا نظرية الوكالة بتحديد التكاليف المالية وغير المالية المتعلقة بمشاكل الوكالة. يتحمل كل من المبلغين عن المخالفات والإدارة العليا تكاليف المراقبة الخاصة بهم عندما يتعلق الأمر بمراقبة سلوك مسؤولي الامتثال والتحكم فيه لتقليل المخاطرة الخاصة بهم.

ومع ذلك ، وجدنا أن مسؤولي الامتثال يتحملون ضعف التكلفة في محاولتهم أن يكونوا وكيلًا موثوقًا به لكلا المديرين. تجاه المبلغين عن المخالفات ، يريدون أن يكونوا محققين موثوقين وضمانات للسرية. لكنهم يتحملون أيضًا تكلفة الإجهاد النفسي لأنهم لا يستطيعون أن يكونوا شفافين تمامًا للمبلغين عن المخالفات.

تجاه الإدارة العليا ، يريد مسؤولو الامتثال حمل الموظفين على الإبلاغ عن المخالفات داخليًا والتعامل مع هذه الحوادث بسرعة. لكن مسؤولي الامتثال يتحملون تكلفة الضغط النفسي لأنهم لا يستطيعون التحكم بشكل كامل في الخطوات التالية للمبلغين عن المخالفات.

مسألة ثقة

وفقًا لنظرية الوكالة ، يمكن حل النزاعات والمشكلات من خلال مواءمة أهداف ومصالح الوكلاء والمديرين.

يشير بحثنا إلى أن مشاكل الوكالة المزدوجة في التعامل مع المبلغين عن المخالفات يمكن حلها من خلال تمكين مسؤولي الامتثال لتقليل تكاليف الترابط الخاصة بهم تجاه المبلغين عن المخالفات والإدارة العليا.

يمكن القيام بذلك بعدة طرق ، بما في ذلك نشر مقاييس أداء عملية المعالجة ، أو إبلاغ إجراءات الإبلاغ عن المخالفات ، أو بذل الجهود للحفاظ على السرية أو من خلال تقديم ملاحظات متكررة للمبلغين عن المخالفات.

يمكن أن تساعد مواءمة نظام التحدث الداخلي مع معيار تم التحقق منه خارجيًا مثل ISO 37002 أيضًا في توصيل مصداقية مسؤولي الامتثال لجميع أصحاب المصلحة. يجب أن تتلقى الإدارة العليا تدريبًا على الإبلاغ عن المخالفات وكيفية التعامل مع التقارير. يجب أيضًا استكشاف مخططات التعويض التي تتضمن مقياسًا لفعالية التعامل مع تقارير المبلغين عن المخالفات.

تهدف تدابير الحوكمة هذه إلى جعل مسؤولي الامتثال قادة جديرين بالثقة في عملية الإبلاغ عن المخالفات الداخلية. الثقة ليست مطلوبة فقط لتحفيز الموظفين على التحدث ، ولكن أيضًا لطمأنة المبلغين عن المخالفات والإدارة العليا أن أنظمة الإبلاغ عن المخالفات تعمل بالفعل.

ستجبر الحماية القانونية المعززة للمبلغين عبر الدول الأعضاء في الاتحاد الأوروبي الشركات على وضع أنظمة داخلية للإبلاغ عن المخالفات. من الأهمية بمكان أن تقوم المنظمات بتمكين مسؤولي الامتثال بتفويضات قوية. إن الفهم الأفضل لمدى تعقيد التعامل مع الإبلاغ عن المخالفات الداخلية يمكن أن يحفز المنظمات على جعل أنظمة الإبلاغ عن المخالفات الداخلية أكثر فعالية.