كم عدد مشاريع العمل كثيرة جدا؟ إليك سبب وجوب إخبار رئيسك بالتوقف عند الساعة الخامسة

العمل عبر عدة مشاريع هو المعيار لمعظم الوظائف هذه الأيام. في الواقع ، أكثر من 80٪ من الموظفين يوفقون بين مشروعات عمل متعددة في وقت واحد ، وفقًا لأحدث الأبحاث.

هذه الترتيبات منتشرة ، حيث يعمل 59٪ من الموظفين على ما بين مشروعين وخمسة مشاريع ، و 11٪ في ستة إلى عشرة مشاريع ، و 15٪ على أكثر من عشرة مشاريع في وقت واحد. غالبًا ما يتم وصف الأساس المنطقي وراء تخصيص موظفين لمشاريع متعددة على أنه زيادة الإنتاجية ، ولكنه ببساطة وسيلة لتوفير الوقت والمال والموارد للشركات.

فهل ممارسات العمل هذه مفيدة بالفعل للشركات ، ناهيك عن الموظفين والمشاريع التي يعملون فيها؟ في أعقاب جائحة COVID-19 ، بينما نواصل مناقشة مطالب العمل المفرطة والضغوط المهنية والرضا الوظيفي (من شبه المؤكد أنك سمعت عن ظاهرة “الإقلاع الهادئ” ، عندما يبذل الموظفون الحد الأدنى للبقاء على الرواتب) هذه مسألة مهمة يجب مناقشتها.

اقرأ المزيد: الإقلاع عن التدخين بهدوء: لماذا قد يكون أداء القليل في العمل مفيدًا لك – ولصاحب عملك

وفي الواقع ، يُظهر بحثنا الجديد أن العمل في عدد كبير جدًا من المشاريع يضر في الواقع بالأداء وليس مفيدًا للموظفين أو المشاريع أو الشركات. لقد توصلنا إلى هذا الاستنتاج بعد التعاون مع شركة تصنيع المضخات الهيدروليكية الرائدة عالميًا والتي لديها حوالي 20000 موظف في أكثر من 50 دولة.

نظرنا في السجلات التفصيلية لمشاريع هذه الشركة ، بما في ذلك مؤشرات الأداء الرئيسية الشهرية (أو الأهداف) ، ومسؤوليات الموظف ومعلومات تخصيص الوقت. بعد ذلك ، درسنا سجلات الموارد البشرية للشركة وسجلات العمل الأخرى لجمع معلومات إضافية عن موظفيها. اختلف الأشخاص الذين درسناهم في الرتبة والخبرة والجنس والدور والموقع. باستخدام النمذجة الإحصائية ، اكتشفنا لماذا وكيف يمكنك الوصول إلى عبء العمل الأمثل عند تعيينك لمشاريع متعددة.

خمسة مشاريع كحد أقصى

بعد مراقبة مئات الموظفين في هذه الشركة الكبيرة متعددة الجنسيات على مدى عدة سنوات ، وجدنا أن التوفيق بين أكثر من خمسة مشاريع متزامنة يمكن أن يكون ضارًا بالوفاء بالمواعيد النهائية للمشروع. لكن العمل في أقل من خمسة مشاريع يمكن أن يمنع الناس من تحقيق أقصى إنتاجية.

عند العمل على عدد أقل من المشاريع ، هناك فرصة أكبر لضياع الوقت في الخمول. على سبيل المثال ، إذا لم يقدم أعضاء الفريق الآخرون مدخلاتهم في الوقت المحدد ، يمكنك التبديل للعمل في مهمة لمشروع مختلف أثناء الانتظار.

يمكن أن يساعد العمل في مشاريع متعددة جميع أنواع العمال على تطوير ممارسات عمل أكثر فاعلية. على سبيل المثال ، قد ينشر المهندسون عمليات قائمة انتظار مؤتمتة ويمكن للجراحين تطوير خطط أولويات مرنة عند العمل مع العديد من المرضى. بمعنى آخر ، يستفيد الموظفون من الحلول الإبداعية عند العمل في مشاريع متعددة ، مما يسمح لهم بإنجاز المزيد في وقت أقل.

لذا فإن وجود عدد قليل جدًا من المشاريع ليس جيدًا. ماذا عن الكثير؟ وجدنا أن الموظفين الذين لديهم أكثر من خمسة مشاريع قد يواجهون نقصًا في التركيز وقدرة دماغية مضغوطة. على سبيل المثال ، قد يواجه هؤلاء الموظفون صعوبات في التواجد في الوقت الحالي. وهذا ما يسمى “بقايا الانتباه” وقد ثبت أنها منتشرة في كل ما نقوم به. لذلك ، في المرة القادمة التي يطلب منك رئيسك فيها القفز على مكالمة Zoom أخرى لمناقشة مشروع جديد ، يُظهر بحثنا أنه يجب عليك التفكير مرتين قبل القبول.

الظروف المثالية

في حين أن وجود خمسة مشاريع قد يكون أمرًا مثاليًا ، إلا أنه لا يوجد خيار أمام جميع الموظفين والشركات. والخبر السار هو أن بحثنا يشير أيضًا إلى ثلاثة شروط رئيسية للتعامل بشكل أفضل مع مشاريع العمل المتعددة.

1. من أنت

تظهر الأبحاث أن التخصص العميق في مهمة ما يمكن أن يسمح للموظفين بالعمل بكفاءة أكبر. فكر في أخصائي لوجستيات لديه مزيج من التعليم والخبرة العملية ذات الصلة في سلاسل التوريد. يمكنها استخدام نفس الممارسات في جميع المشاريع دون الحاجة إلى “إعادة اختراع العجلة”. وبالمثل ، يمكن للمهندس الذي يعرف كل شيء عن نوع معين من البرامج أن يفهم بشكل أسرع متطلبات كل مشروع جديد متعلق بهذا النظام.

2. المشاريع التي تعمل عليها

قد تتطلب المشاريع المماثلة حلولًا متطابقة تقريبًا يمكن تكرارها مرارًا وتكرارًا. على سبيل المثال ، إذا كان الكاتب يعمل في ثلاثة أو أربعة مشاريع موجهة لجمهور مشابه ، فيمكنه استخدام نفس القوالب أو الأدوات لتنفيذ مهام معينة.

3. مع من تعمل

إن رؤية الوجوه المألوفة عبر مشاريع متعددة توفر الوقت في المقدمات المطولة وسوء الفهم والتوضيحات ، وفقًا لبحثنا. يمكن للزملاء الذين يعرفون بعضهم البعض الاعتماد على الخبرات المشتركة واستخدام أفضل الممارسات من الماضي.

في النهاية ، العمل على العديد من المشاريع يضر بالموظفين والمشاريع والشركات. إنه يؤثر على إنتاجية الموظف ومعنوياته ويمكن أن يؤدي إلى الإرهاق. لذلك ، بدلاً من إثقال كاهل الموظفين ، يجب على المديرين تحسين كيفية تخصيص وقتهم.

هذا يخلق وضعًا مربحًا للموظفين والشركات. لا يزال بإمكان الشركات أن يكون لديها أشخاص يعملون عبر مشاريع متعددة. ولكن لتحقيق التوازن بين الإنتاجية ومتطلبات الموظفين ، يمكنهم تخصيص المزيد من العمال المتخصصين لمشاريع متزامنة تتضمن وجوهًا مألوفة ومتطلبات مماثلة. وهذه هي الطريقة التي يعمل بها العمل الجماعي على تحقيق الحلم.